A memória na administração pública brasileira : diagnóstico da memória organizacional do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão

Abstract

Objetivou-se compreender as características da memória na administração pública brasileira, a partir do estudo de caso da memória organizacional do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Buscou-se um referencial teórico integrando Ciência da Informação e Administração uma vez que o tema suporta teorias de gestão do conhecimento e aprendizagem organizacional. Foi apresentado um breve histórico da administração pública brasileira e das reformas administrativas vivenciadas. A análise de documentos e as entrevistas foram as técnicas de coleta de dados utilizadas. O estudo tomou como amostra os órgãos específicos do Ministério cujas competências relacionam-se à gestão e à formulação de políticas nos demais órgãos da administração pública federal. Foram analisados os aspectos relativos à percepção dos dirigentes sobre os processos de retenção, recuperação e uso de informações e/ou conhecimentos passados, evidenciando-se as barreiras culturais e técnicas, assim como a investigação de valores, comportamentos e práticas que auxiliem no dimensionamento do fenômeno. Os resultados apontaram para a percepção da memória organizacional enquanto processo implícito, natural e em permanente desenvolvimento. Mostraram, ainda, que não é possível tratar de uma memória organizacional única, mas de uma memória composta de repositórios múltiplos, não integrados, cuja fonte principal é o indivíduo. Por fim, há uma diferenciação entre as unidades do Ministério quanto ao desenvolvimento de práticas e estimulo a comportamentos capazes de minimizar a dependência individual nos processos de retenção, recuperação e uso de informações e/ou conhecimentos relevantes para uso presente e futuro. Tal diferenciação aponta para a existência de fatores determinantes, porém não exclusivos, da memória organizacional: o estilo de liderança e a profissionalização das áreas. _________________________________________________________________________________ ABSTRACT

It aims to contribute to the understanding of the characteristics of brazilian public administration´s memory, based on the case study of organizational memory of Ministry of Planning, Budget and Administration. It was constructed a theoretical framework that comprises Information Science and Administration, since the theme holds up Knowledge Administration and Learning Organization theories. It was presented a historical brief of the brazilian public administration and of the administrative reforms. Documental analysis and interviews were the used techniques. The study took as sample the specific organs of the Ministry, whose competences are related to the administration and political formulation in other federal public administration organizations. This research analyzed the aspects related to the leader’s perception about the past information and/or knowledge retention, its recovery and use processes. It also focused on the cultural and technical barriers, as well as on the values, behaviors and practices that help the phenomenon measurement. The results pointed out that organizational memory is perceived as an implicit and natural process, in permanent development. The research also showed that is impossible to deal with a unique organizational memory; it should be dealt as a memory composed by multiple and not integrated repositories, whose mains source is the individual. Finally, Ministry’s units differ from each other in their ways of developing practices and stimulating behaviors that can minimize the dependence upon the individuals on the processes of retaining, recovering and using relevant information and/or knowledge for the benefit of the organization in the present and future. Such differentiation leads to the existence of determinating factors – although not exclusive – of the organizational memory: the leadership and the professionalization.