Análise do fluxo de documentos fotográficos de arquivo : estudo de caso da Secretaria de Comunicação da Universidade de Brasília

Abstract

O presente estudo teve por objetivo investigar e analisar as relações existentes entre o fluxo de produção de documentos fotográficos de arquivo e a gestão da informação no âmbito da Secretaria de Comunicação da Universidade de Brasília. Para tanto, questionou-se sobre o fluxo de produção de documentos fotográficos de arquivo de uma assessoria de comunicação organizacional e como ele se relaciona com a gestão da informação. De modo específico, fez-se importante caracterizar as atribuições da referida Secretaria, mapear o contexto de produção dos documentos fotográficos de arquivo, apresentar uma proposta de ficha diplomática do documento fotográfico e relacionar as informações obtidas com as etapas da gestão da informação. A estratégia metodológica escolhida foi o estudo de caso da assessoria de comunicação institucional de uma instituição pública de ensino superior, sendo conduzido pela busca de ampliação das discussões em torno dos acervos fotográficos na perspectiva orgânica, sobretudo, acerca do fenômeno do documento fotográfico digital. Inserido no campo teórico da Ciência da Informação e apoiado em disciplinas como, por exemplo, a Diplomática Documental, o estudo aspirou contribuir nos níveis epistemológico, científico e prático referentes à organização documental, com foco na comprovação de atividades administrativas e descrição, acesso e recuperação de informações. Entre os resultados obtidos tem-se a identificação da missão institucional da Secretaria de Comunicação da Universidade de Brasília e suas atribuições, a elaboração de gráfico representativo do fluxo do documento fotográfico produzido por aquela Secretaria, a elaboração de um modelo instrumental de ficha diplomática contendo os elementos intrínsecos e extrínsecos característicos do documento fotográfico, e a articulação entre as etapas da gestão da informação (criação, seleção, utilização e divulgação) com o fluxo de produção dos documentos fotográficos de arquivo num contexto específico. Concluiu-se que a formação do arquivo fotográfico no contexto do caso estudado se deu a partir de uma demanda vinculada entre a missão institucional e as atribuições e os objetivos da Secretaria de Comunicação. Assim, a compreensão da utilização do documento fotográfico, respeitada sua condição de documento de arquivo, acumulado em decorrência de funções e atividades de seu produtor, exigem intervenções metodológicas que possibilitem a definição de uma política de avaliação dos documentos fotográficos acumulados pela instituição.