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Title: As diretrizes orientadoras da administração pública federal brasileira para avaliação de documentos
Authors: Nascimento, Maria Ivonete Gomes do
Oliveira, Eliane Braga de
Assunto:: Documentos - avaliação
Organização da informação arquivística
Administração pública - Brasil
Poder Executivo - Brasil
Issue Date: 2017
Publisher: Facultad de Ciencias de la Documentación, Universidad Complutense de Madrid
Citation: NASCIMENTO, Maria Ivonete Gomes do; OLIVEIRA, Eliane Braga de. As diretrizes orientadoras da administração pública federal brasileira para avaliação de documentos. In: CUEVAS CERVERÓ, Aurora et al. (Coord.). Investigación en información, documentación y sociedad: perspectivas y tendencias. Madrid: Facultad de Ciencias de la Documentación, Universidad Complutense de Madrid, 2017. v. 2. p. 211-222. Disponível em: <https://eprints.ucm.es/49084/>. Acesso em: 26 out. 2018.
Abstract: Este trabalho apresenta resultado de pesquisa de mestrado, desenvolvido no Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, na Universidade de Brasília, Brasil. Tem como objetivo analisar a existência dos dispositivos normativos orientadores, para a avaliação de documentos de arquivos, nos órgãos ministeriais do Poder Executivo Federal. A avaliação de documentos de arquivo faz parte do novo paradigma na Arquivologia, que surgiu em meados do séc. XX como resposta ao crescimento cada vez maior da produção documental governamental. Na avaliação de documentos ocorre a escolha dos documentos que terão preservação permanente e aqueles que serão eliminados, com base em critérios valorativos. Os critérios de valor comumente se baseiam nas finalidades legais, administrativas ou de interesse para a história e a pesquisa, de acordo com o potencial de uso dos acervos. Além disso, nesse processo também se estabelecem os prazos de guarda para os documentos das organizações. Por isso, é considerada como uma das principais operações na gestão de documentos para a promoção da eficiência administrativa e para a preservação da memória social. No arquivo histórico ou permanente conservam-se somente uma pequena porcentagem dos registros, do total de documentos, que tenham sido avaliados, como os de valor permanente para fins de prova ou informações outras para a sociedade. Ela faz parte dos procedimentos intelectuais e operações técnicas aplicadas na gestão de documentos, conforme legislação brasileira relacionada ao tema. Administração Pública desempenha as suas atribuições dentro dos limites legais de sua competência e dos seus atos normativos no âmbito do Poder Executivo, razão pela qual obriga-a fazer o que a lei determina. Além disso, ela realiza a vontade política de governo, que contém em sua estrutura órgãos públicos como realizadores da ação governamental, que produzem e acumulam documentos em razão das suas ações administrativas de governo. O Arquivo Nacional, órgão responsável por acompanhar e implementar a política nacional de arquivo, instituiu Instrução Normativa na qual define que devem estar avaliados os acervos de arquivos transferidos. O Conselho Nacional de Arquivos, responsável pela definição da política nacional de arquivo e órgão central do Sistema Nacional de Arquivo normatizou e editou diversas resoluções orientadoras para avaliação de documentos. Como metodologia, a investigação ocorreu por meio do Serviço de Informação ao Cidadão, em conformidade com a lei que trata do acesso à informação. Utilizou-se o e-SIC do Poder Executivo Federal. Foram solicitadas informações a respeito da existência de qualquer dispositivo normativo interno que tratasse da avaliação de documento de arquivo naquela instituição, tais como: regimento interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do órgão; Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativo às atividades-fim; Relatório de Atividades da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos; manual de gestão de documentos ou quaisquer outras diretrizes internas a respeito do assunto. Procurou-se identificar alguma diretiva interna de cada órgão que orientasse a avaliação de documento, e com isso reforçasse as orientações do CONARQ e Arquivo Nacional. A amostra da pesquisa foi formada pelos vinte e quatro ministérios da Administração Pública Federal, com sede em Brasília, Brasil. Como resultado constata que a avaliação de documentos de arquivo é prática relevante tanto para a eficiência e eficácia administrativa, como para a preservação da memória da instituição e da sociedade. Para isso, torna-se necessário que o Poder Público exerça seu papel constitucional como responsável pela gestão documental governamental e desempenhe os desdobramentos de que essa atribuição acarreta de forma satisfatória.
Abstract: This paper presents the results of a Master's Degree, developed in Information Science at the University of Brasília, Brazil. It aims to analyze the application of guidelines related to records appraisal available at the Brazilian Federal Public Administration. Records appraisal is part of the new paradigm in Archives Management, which appeared in the middle of the twentieth century as an Archives Management response to the increasingly growth of government-generated documents. In records appraisal, it is decided what records will be permanently preserved and what ones will be eliminated, based on criteria of value. These criteria are normally built on legal, administrative or historical and research purposes, according to the use potential of the collections. Furthermore, this process also establishes retention schedules for the organization's documents. Therefore, it is considered as one of the main operations in the management of records for the promotion of administrative efficiency and for the preservation of social memory. At a historical or permanent archive, only a small percentage of the records appraised are preserved: those containing permanent value for evidence purposes or information considered relevant to society. According to Brazilian legislation related to the subject, appraisal is part of the intellectual procedures and technical operations applied in records management. The Public Administration is obliged to follow what the law determines because it performs its duties within the legal limits of its competence and of its normative acts in the scope of the Executive Branch. In addition, the Public Administration follows political will of governments which contain public bodies in their own structure as operators of governmental action. Documents are produced and accumulated due to administrative actions of government. The Brazilian National Archive, which is the responsible body for monitoring and implementing national archival policies, issued a normative instruction to establish that transferred records must be appraised. Likewise, the Brazilian National Council on Archives (CONARQ) which is responsible for defining national archival policies and is the central body of the National Archival System, has standardized and issued several normative instructions for records appraisal. This paper seeks to analyze the application of regulations and guidelines within the scope of the Brazilian Federal Public Administration, as well as to identify the existence of internal regulation which enables records appraisal in each organization. The research sample consisted of the twenty four ministries of the Federal Public Administration, based in Brasilia, Brazil. In other to obtain data, this research used the Citizen´s Information Service, in accordance with Law 12.527/2011 which relates to access to information. Considering what was established, it was requested information related to the existence of any internal normative instruction regarding records appraisal in that institution, such as: internal regulations of the Records Appraisal Standing Committee at the organization; Retention Schedule and final disposition of records related to the core activities; Activity Report of the Records Appraisal Standing Committee; records management manual or any other internal guidelines on the subject. It sought to identify some internal guideline on records appraisal which could reinforce the instructions of CONARQ and the National Archive. As a result, it is evident that the institutions analyzed do not fully comply with the guidelines established by the responsible authorities. Not all institutions have a Records Appraisal Standing Committee and very few have drawn their own Retention Schedules. In order to properly preserve the memory of the institution and of society, it is essential that organizations play their role as the responsible ones for the management of the State´s record, and take the necessary steps so this action can be performed satisfactorily.
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